Na pracodawcach i właścicielach firm ciąży wiele obowiązków wynikających z prawa pracy. Jednym z najważniejszych, jest obowiązek przechowywania dokumentacji, szczególnie akt osobowych. Nie wszyscy wiedzą jednak, przez jaki czas pracodawca jest zobowiązany do przechowywania akt. Przepisy prawa pracy skróciły ten okres, jednak nie dotyczy on wszystkich pracowników. Sprawdź, czy przechowywanie akt w Twojej firmie odbywa się prawidłowo.
Dokumenty pracownicze – gromadzenie i przechowywanie akt
W aktach osobowych pracowników znajdują się wszystkie najważniejsze dokumenty związane z nawiązaniem, przebiegiem i ustaniem stosunku pracy. Są to przede wszystkim umowy o pracę, świadectwo pracy, zaświadczenia, czy badania lekarskie lub szkolenia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Bardzo ważne jest przy tym prawidłowe przechowywanie dokumentacji. Zgodnie z najnowszymi przepisami dokumentacja pracownicza dzieli się na 4 części: A, B, C i D.
Dokumenty wchodzące w skład akt osobowych:
- Część A: dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie;
- Część B: nawiązanie zatrudnienia i przebieg stosunku pracy (umowa o pracę, zakres czynności, oświadczenia itp.);
- Część C: ustanie zatrudnienia (świadectwo pracy);
- Część D: dokumenty związane z nałożeniem kar porządkowych.
Przechowywanie akt osobowych – jak to dobrze zrobić?
Akta pracownicze to jedne z najważniejszych dokumentów w zakładzie pracy. Ze względu na to, że zawierają wiele danych wrażliwych i danych osobowych przechowywanie dokumentów kadrowych powinno odbywać się z zachowaniem największej staranności. Gdzie przechowywać dokumenty pracowników? Przechowywanie akt może odbywać się w biurze kadrowej, księgowej lub współpracującym z firmą biurze rachunkowym. Na rynku istnieją także profesjonalne firmy, do których zadań należy przechowywanie i archiwizacja dokumentów, na przykład Rhenus Data. Zajmują się oni między innymi:
- dostarczenie pudeł archiwizacyjnych;
- odbiór i ewidencja akt;
- przechowywanie akt osobowych i udostępnianie akt;
- brakowanie i niszczenie dokumentacji;
- raportowanie.
Jak długo przechowywać akta osobowe?
Ile lat powinno trwać przechowywanie dokumentów pracowniczych? To bardzo ważne zagadnienie z punktu widzenia pracodawcy. Za nieodpowiednie i nieterminowe przechowywanie akt firmie grozić mogą wysokie kary finansowe. Jeszcze kilka lat temu obowiązywał obowiązek gromadzenia i przechowywania akt przez okres 50 lat. Od 2019 roku nastąpiły zmiany w tym zakresie, skracające ten czas do 10 lat. Ta data nie dotyczy jednak wszystkich pracowników.
Przechowywanie akt pracowniczych – najważniejsze daty:
- w przypadku osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku – 10 lat
- w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem – 50 lat
- w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie pomiędzy 1 stycznia 1991 roku, a 31 grudnia 2018 – 10 lat, pod warunkiem zachowania dodatkowych obowiązków.
Przechowywanie akt pracowników – obowiązek pracodawcy
W przypadku pracowników zatrudnionych 1 stycznia 1991 roku, a 31 grudnia 2018 okres przechowywania akt osobowych wynosi 10 lat, z zastrzeżeniem warunków ustawowych. Pracodawca ma wówczas obowiązek przekazania do ZUS-u dodatkowych dokumentów w postaci: oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego (ZUS RIA).
